Tudo que você precisa saber sobre auditoria no Farmácia Popular

A auditoria do Programa Farmácia Popular é um processo realizado para verificar possíveis irregularidades nas dispensações feitas pelas farmácias credenciadas ao PFPB. Para a farmácia, passar por uma auditoria pode ser um momento desafiador, pois durante esse período as vendas ficam bloqueadas. Isso significa perda de clientes e redução considerável no fluxo de caixa.

Muitas dúvidas surgem em relação a esse processo. Confira abaixo as principais informações para entender melhor como funciona a auditoria no Farmácia Popular.

Como saber se a minha farmácia está passando por auditoria?

Não existe uma ordem fixa de acontecimentos. O que geralmente ocorre primeiro é o bloqueio das dispensações da farmácia, onde aparece uma mensagem na tela das dispensações dizendo que o usuário e senha do PFPB são inválidos. Porém, em alguns casos raros, a farmácia pode ser primeiramente notificada e em seguida ser bloqueada.

Após isso, o Ministério da Saúde envia um ofício por e-mail, informando que a farmácia está em auditoria e solicitando que apresente um volume de vendas, geralmente entre 500 a 700 dispensações.

Além do e-mail, a farmácia também recebe uma carta física enviada pelos Correios.

Atenção: o prazo para resposta só começa a contar a partir do recebimento da carta física. Por isso, é fundamental manter os dados cadastrais (e-mail e endereço) sempre atualizados, para não correr o risco de perder prazos.

O que fazer quando minha farmácia recebe o ofício de auditoria?

Assim que as vendas forem bloqueadas, a primeira medida recomendada é procurar uma assessoria jurídica especializada no Farmácia Popular.

Um acompanhamento profissional ajuda a preparar a melhor defesa e a dar início ao processo rapidamente, evitando maiores prejuízos.

Existe auditoria presencial do Farmácia Popular?

Em 2025 o Programa Farmácia Popular através do DENASUS, iniciou uma inspeção em diversas farmácias do Brasil de forma presencial. Com isso, fiscais do programa consultaram estoques de vendas de farmácias credenciadas e solicitaram a apresentação de dispensações.

Minha farmácia pode evitar passar por uma auditoria?

Não. Nenhuma farmácia credenciada ao Programa Farmácia Popular está isenta de auditoria. Passar por auditorias é muito comum e está previsto na portaria do Farmácia Popular:

O que pode (e deve) ser feito é uma preparação preventiva:

• Armazenar as vendas com segurança, garantindo acesso rápido durante a auditoria.

• Treinar constantemente a equipe da farmácia sobre as regras do Farmácia Popular.

• Investir em auditoria preventiva, revisando periodicamente as dispensações feitas pela equipe. Assim, erros podem ser identificados e corrigidos antes que a farmácia caia em auditoria.

Minha farmácia pode continuar vendendo durante a auditoria?

Não. Enquanto o processo estiver em andamento, a farmácia permanece com as vendas bloqueadas no programa.

O prazo médio de uma auditoria varia entre 12 a 18 meses, o que reforça a importância de se preparar e adotar medidas preventivas.

Se a minha farmácia for descredenciada por auditoria, podemos nos credenciar novamente?

Nos casos de descredenciamento por auditoria, o prazo é de 2 anos, desde que todas as guias de ressarcimento ou multas tenham sido pagas. Para isso, basta:

• Verificar se há vaga disponível no município;

• Seguir novamente todas as etapas exigidas;

• Aguardar a aprovação do novo pedido.

Fique atento sobre as regras do Farmácia Popular:

Sobre a validade das receitas e autorizações

É preciso estar atento, pois tanto receitas médicas como as autorizações para absorventes, possuem data de validade. Quando o prazo de validade expira, não deve ser aceito pelo estabelecimento no momento da dispensação.

- Validade de receitas para anticoncepcional: Válida por 365 dias

- Validade da autorização para absorvente: Válida por 180 dias  

- Validade de uma receita para medicamentos comuns: Válida por 180 dias

O que o paciente deve apresentar na dispensação:

Ao chegar no balcão da farmácia e solicitar um medicamento ou item que faz parte do elenco do programa, é indispensável que o paciente apresente o documento oficial com foto e o CPF. Além disso, a receita médica válida é essencial, pois é nela que está identificado qual medicamento será dispensado e a sua posologia.

Quais documentos são aceitos

Além do RG, existem outros documentos que também podem ser aceitos para identificar o paciente, são eles:

- CNH;

- Carteira de Trabalho;

- Passaporte;

- Carteira de conselhos (ex: OAB, CRM, CRF, COREN...)

Como é uma receia válida no Farmácia Popular:

Fique atento! A receita médica apresentada no balcão, para ser válida, precisa estar dentro do que é exigido pelo Ministério da Saúde, deve estar dentro do prazo de validade e conter as seguintes informações:

- Nome do medicamento prescrito pelo médico;

- Posologia;

- Nome completo do paciente;

- Local e data da prescrição;

- Assinatura do médico que prescreveu a receita;

- Nome do médico, carimbo, CRM e estado do CRM;

- Endereço do consultório, hospital ou clínica;

- Endereço do paciente

O que devo arquivar e por quanto tempo:

Com a publicação Portaria nº 2.898/2021, o Ministério da Saúde determinou que todos os documentos referentes às vendas devem ser arquivados em ordem cronológica de emissão por 10 anos. Sendo assim, o que deve ser arquivado é:

- Os cupons vinculados assinados, os documento fiscais, as prescrições, laudos ou atestados médicos e os documento(s) de identidade oficial(is) apresentado(s) no ato da compra;

- Os documentos fiscais de aquisição dos respectivos medicamentos e/ou fraldas geriátricas dispensados no âmbito do PFPB

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