Farmácia Popular: O que devo arquivar e por quanto tempo

Com a publicação da Portaria nº 2.898/2021, o Ministério da Saúde determinou que todos os estabelecimentos credenciados ao Programa Farmácia Popular devem manter arquivado, em ordem cronológica de emissão dos documentos das vendas. Antes da publicação da Portaria atualizada, na portaria de 2016, o Ministério da Saúde determinava que os documentos deveriam ser arquivados em ordem cronológica de emissão por 5 anos. 

Dessa forma, todos os documentos devem ser mantidos devidamente arquivados durante o período de 10 anos. Portanto, com a nova portaria, as vendas realizadas a partir de 2016 precisarão ser mantidas por 10 anos, ou seja até outubro de 2026. 

Ressaltando que a portaria não retroage, ou seja, a drogaria não precisará ter armazenadas as vendas de 2011, por exemplo, dado que a portaria foi publicada em 2021.

Por isso, preparamos um resumo das questões mais básicas que você precisa saber para evitar erros e vender corretamente. 

Quais documentos preciso manter arquivados por 10 anos:

I - os cupons vinculados assinados, os documento fiscais, as prescrições, laudos ou atestados médicos e os documento(s) de identidade oficial(is) apresentado(s) no ato da compra;

II - os documentos fiscais de aquisição dos respectivos medicamentos e/ou fraldas geriátricas dispensados no âmbito do PFPB

Qual é a forma mais segura de arquivamento

Alguns estabelecimentos ainda utilizam meios físicos, como xerox, para manter os documentos do Farmácia Popular arquivados. O que devemos questionar é: como manter papéis dentro da farmácia durante 10 anos? Sabemos que, devido à quantidade de vendas realizadas durante esse tempo, é totalmente inviável ocupar espaços valiosos no estabelecimento, além de deixar documentos importantes sujeitos a qualquer interferência do tempo.

Sendo assim, utilizar sistemas em nuvem para manter os documentos arquivados digitalmente é uma ótima escolha, facilitando o dia a dia do estabelecimento e evitando problemas.

Para ficar atento, existem alguns erros que devem ser fortemente evitados, como por exemplo:

• Arquivar as receitas sem a assinatura ou carimbo do médico;
• Aceitar receitas sem a data da prescrição;
• Dispensar medicamentos para pacientes com receita médica fora do prazo de validade;
• Arquivar o cupom vinculado sem a assinatura do paciente;
• Arquivar apenas a frente ou, apenas o verso, do documento oficial com foto;
• Arquivar o cupom vinculado com uma assinatura diferente da que está no documento oficial do paciente.

Evite cometer erros 

É indispensável que toda a equipe responsável, como: balconistas, gerentes, supervisores, farmacêuticos e outros profissionais que participam do dia a dia do estabelecimento, estejam sempre atualizada quanto a legislação que regulamenta o Programa Farmácia Popular, com a intenção de evitar que erros passem despercebidos e que problemas maiores ocorram, como bloqueios, multas ou descredenciamentos.